Cómo preparar un Excel para importarlo a otro sistema
Ordena columnas, identificadores, fechas y valores vacíos antes de importar. Incluye una muestra de prueba y criterios para validar el resultado.
Antes de importar un Excel, acuerda el formato que espera el sistema de destino y prepara una muestra. Un archivo visualmente ordenado puede contener identificadores transformados, fechas ambiguas o duplicados que produzcan resultados incorrectos.
1. Conserva el original y define el destino
Trabaja sobre una copia y guarda el archivo recibido sin modificar. Solicita la plantilla o especificación de importación: campos obligatorios, tipos, longitudes, valores admitidos y comportamiento ante registros existentes.
Aclara si la operación crea, actualiza o sustituye datos. No pruebes una importación destructiva sobre el único conjunto disponible.
2. Usa una fila por registro
Prepara una sola fila de encabezados, sin celdas combinadas, subtotales intercalados ni filas decorativas. Separa los conceptos: importe y moneda deben ser columnas distintas si así lo necesita el destino.
Ejemplo ficticio para acordar un esquema:
codigo;nombre;fecha_alta;importe;moneda
000123;Producto de ejemplo;2026-09-27;12.50;EUR
El separador y el punto decimal de este ejemplo no son universales: deben coincidir con el importador. Documenta además si el importe incluye impuestos cuando sea relevante.
3. Protege identificadores y fechas
Un código como 000123 es un identificador, no una cantidad. Trátalo como texto desde la importación del archivo. Un formato visual con ceros puede cambiar cómo se ve una celda sin recuperar información ya perdida.
La documentación de Microsoft sobre importación de texto permite revisar separadores y tipos de columna. Evita abrir y guardar un CSV sin comprobar las conversiones automáticas.
Usa fechas sin ambigüedad según el contrato de destino. Si hay horas, acuerda también zona horaria. No deduzcas silenciosamente si 03/04 significa marzo o abril.
4. Decide cómo tratar vacíos y duplicados
Un campo vacío puede significar «sin dato», «no modificar» o «borrar el valor anterior». Confírmalo antes de importar. Cero no equivale a vacío.
Define una clave para identificar registros. No elimines filas solo porque comparten nombre: podrían representar productos o clientes distintos. Separa los conflictos en una hoja de revisión con el motivo, conservando el origen.
Si hay fórmulas, comprueba si el destino espera valores calculados y genera una copia de exportación adecuada. No habilites macros de archivos desconocidos para completar la preparación.
5. Importa una muestra con casos difíciles
Incluye un código con ceros iniciales, caracteres acentuados, un campo opcional vacío y un registro que ya exista. Prueba en un entorno seguro:
- Compara filas enviadas, aceptadas y rechazadas.
- Verifica valores en el sistema, no solo el mensaje de éxito.
- Comprueba el comportamiento al repetir la misma muestra.
- Guarda el informe de errores y corrige la copia de trabajo.
6. Prepara recuperación y trazabilidad
Antes del lote completo, conserva una exportación del destino y acuerda cómo identificar o revertir los registros afectados. Guarda fecha, versión del archivo y resultado. No asumas que existe un botón universal para deshacer.
Si este proceso se repite, puede convertirse en un flujo ETL con validación. La guía general de ETL explica cómo integrarlo con ejecución, reintentos y carga; aquí el objetivo es preparar correctamente la entrada.